Ons eigen systeem: de hele studio op één plek

De uitdaging

Als studio bouwen we niet alleen websites, we automatiseren ook ons eigen werk. Ons werk zat verspreid over losse tools: taken in Trello, aanvragen in de mail, offertes in een aparte tool en de cijfers in de bankomgeving. Steeds schakelen tussen die systemen kostte onnodig veel tijd. We wilden geen zware, dure SaaS met tientallen functies die we toch niet gebruiken, maar één lichte omgeving die precies bij onze manier van werken past: van planning en projecten tot offertes en administratie. Precies het soort slimme tooling dat we ook voor klanten maken.

LupsCRM

Vergroten

LupsCRM

Vergroten

LupsCRM

Vergroten

LupsCRM

Vergroten

LupsCRM

Vergroten

LupsCRM

Vergroten

LupsCRM

Vergroten

LupsCRM

Vergroten

LupsCRM

Vergroten

De schermen geven een indruk van de echte omgeving. Om privacyredenen tonen we demo-data, geen echte klantgegevens of resultaten.

Onze aanpak

We pakten het aan zoals we dat bij klanten ook doen: eerst kijken waar de tijd blijft, dan pas techniek. Zo bouwden we alleen wat we echt gebruiken.

1. Proces eerst, techniek daarnaWe brachten eerst onze eigen werkstroom in kaart: van eerste aanvraag tot opgeleverd project en factuur. Pas daarna bouwden we, zodat het systeem het werk volgt en niet andersom.
2. Licht maatwerk in plaats van zware SaaSEen eigen omgeving in PHP en MySQL, gehost op onze eigen server. Snel, volledig van onszelf en uit te breiden wanneer we willen, zonder maandelijkse licenties per gebruiker.
3. Bestaande data meegenomenOnze lopende taken uit Trello (bijna honderd kaarten) zijn netjes gemigreerd naar de takenmodule, zodat we zonder gedoe konden overstappen.
4. Stap voor stap uitgebreidWe begonnen met klanten, projecten en taken en breidden daarna uit met intakeformulieren, offertes en een financiële module. Het systeem groeit mee met de studio.

LupsCRM

Wat we bouwden

Wat begon als een simpele takenlijst, groeide uit tot één omgeving met alle onderdelen die we dagelijks nodig hebben. Van de eerste aanvraag tot de factuur, alles zit onder één dak en werkt met elkaar samen.

• Dashboard & overzichtWat er vandaag speelt, harde deadlines en domeinen die aflopen in één oogopslag.
• Planning & opdrachtenAlle taken en opdrachten per dag en per project, met een planbord en kalender.
• Klanten & relatiesCentraal overzicht van alle klanten, met status, historie en contactgegevens.
• Pipeline & leadsNieuwe kansen volgen van eerste contact tot getekende opdracht.
• IntakesAanvragen komen via intakeformulieren direct binnen bij de juiste klant.
• OffertesOffertes opstellen en beheren, gekoppeld aan klant en project.
• ProjectenElk project met zijn taken, status en bestanden bij elkaar.
• UrenregistratieUren schrijven op klant en project, klaar voor facturatie.
• Financiën met AIBankimport die automatisch met AI wordt gecategoriseerd.
• Beveiliging & 2FAEigen omgeving met tweestapsverificatie, dus alleen wij erin.

Het resultaat

Het grootste verschil zit in rust en overzicht: we hoeven niet meer tussen losse tools te schakelen en de administratie houdt zichzelf grotendeels bij. Concreet levert het dit op:

• Eén werkplek in plaats van losse tools: intake, planning, offertes, projecten en financiën bij elkaar.
• Banktransacties worden automatisch gecategoriseerd met AI, dat scheelt handmatig uitzoekwerk.
• Bestaande taken uit Trello gemigreerd, dus overstappen zonder verlies van lopend werk.
• Geen maandelijkse licentiekosten per gebruiker: het systeem is volledig van onszelf.
• Volledig maatwerk dat meegroeit: nieuwe wensen bouwen we er direct zelf bij.

Precies daarom is dit een mooi voorbeeld van wat we ook voor jou kunnen bouwen. Loop je tegen versnipperd werk of terugkerend handwerk aan? Dan denken we graag mee over een tool die past bij hoe jij werkt.